in_gesprek_met2.jpg

Door: Sanne van Harteveld, Leiden Convention Bureau, december 2016

Als stagiaire op de congresafdeling van Leiden Marketing heb ik dagelijks met diverse congreslocaties te maken. Maar hoe goed ken ik die locaties echt? Ik besloot met een van de congrespartners eens nader kennis te maken en maakte een afspraak met Ronald Hartsuiker, koster van de Hooglandse Kerk.

Op weg naar mijn afspraak verbaast het me hoe zo’n enorm gebouw toch midden in het centrum van Leiden past. Ik ontmoette Ronald in de Hooglandse Kerk, waar ze net druk waren met de opbouw vanwege een uitreiking van de Universiteit Leiden.

Een kerk wordt gebruikt voor kerkdiensten. Tenminste, dat dacht ik..
Ronald neemt me 20 jaar mee terug in de tijd en vertelt me dat kerken niet alleen maar werden gebruikt voor kerkdiensten, maar ook voor andere doeleinden. 'Waarbij er wel een duidelijk verschil is tussen katholieke en protestantse kerken. De protestanten kijken functioneler tegen het gebouw aan, terwijl katholieken het soms nog vreemd vinden om daar evenementen te organiseren. Internationaal gezien moet je hier zeker rekening mee houden. Nederland loopt namelijk voorop in Europa als het gaat om het organiseren van evenementen in kerken!'

ronald_hartsuiker.jpg

Nederland loopt wat betreft evenementen organiseren in de kerk voorop in vergelijking met de rest van Europa.

Ik vraag Ronald wat zijn rol nu eigenlijk is, hoe ziet zijn dag eruit als koster?
‘Ik ben op zondag de koster en de rest van de week meer organisator! Ik wist dat dit het belangrijkste deel zou zijn van mijn taken. Ik beheer, samen met mijn collega Peter Breedijk, de Hooglandse Kerk en de Marekerk. Daar organiseren we toch wel zo’n 130 tot 140 evenementen per jaar, een hele klus!’

'In de Hooglandse Kerk kunnen we zo’n 2400 man kwijt en in de Marekerk 550 tot 600 personen, dat hangt van het soort evenement af. Voor kleine zangverenigingen is de Marekerk een mooie locatie. De akoestiek is daar heel anders dan bij de Hooglandse Kerk. Voor een ‘klein’ diner van 150 man is de Marekerk ook een prachtige plek, dat is wat intiemer. De Hooglandse is ook geschikt voor bijeenkomsten met kleinere groepen omdat we beschikken over verschillende zalen. In de Marekerk hebben we één zaal waar 40 mensen kunnen zitten. In de Hooglandse Kerk hebben we vier zalen, waar per zaal ongeveer 50 mensen kunnen zitten in theateropstelling. Het is uniek voor een kerk om meerdere zalen te hebben. Daarnaast hebben we goed contact met de horeca in de omgeving. Als er behoefte is aan nog meer ruimte, dan is dat zo geregeld!’

 

earma_21st_annual_conference_diner_in_de_hooglandsekerk_leiden_30062015_131.jpg

De keren dat ik in een kerk zit, vind ik het vaak nogal frisjes. Dat lijkt me niet echt lekker tijdens een evenement, maar volgens Ronald hoef ik me geen zorgen te maken. ‘In de winter kunnen we de kerk tot 20 graden verwarmen. In de Hooglandse Kerk kan het schip van de kerk afgesloten worden van de rest van de ruimte. Daarnaast hebben we waarschijnlijk binnen anderhalf jaar heteluchtverwarming door de hele kerk. Zo kunnen we dan het seizoen in het voor- en najaar verlengen. Maar een beetje ‘fris’ heeft ook wel z’n charme. We vragen gasten sowieso altijd om er rekening mee te houden en het is vrijwel nooit een probleem.'

Ik heb bij het Leiden Convention Bureau zelf mogen ondervinden hoeveel organisatie een evenement vraagt. Ik kan me haast niet voorstellen dat je dit allemaal alleen doet.
‘Met mijn collega Peter kijken we eerst naar de wensen van de klant en vervolgens naar de mogelijkheden. Op basis daarvan halen we dan de juiste partijen erbij. We willen zoveel mogelijk met de klanten meegaan. We zijn heel bewust met z’n tweeën zodat we de lijnen met de klant kort kunnen houden. Zo zijn we volledig op de hoogte van wat er speelt en kunnen we goed sturen op het hele traject. Dat voorkomt ruis en het houdt de communicatie helder.’

2016_hooglandse_kerk_vanaf_burcht_hr_sanne_van_harteveld_3.jpg

Zoveel vierkante meters middenin het centrum, volgens mij zie je dat nergens anders.

Als ik om me heen kijk, kan ik me voorstellen hoe prachtig het is om hier een evenement te organiseren. Een kerk als evenementenlocatie natuurlijk ook wel heel bijzonder. Ronald blijft bescheiden: ‘Alle locaties in Leiden zijn natuurlijk uniek op hun eigen manier. Omdat wij een klein team zijn, kunnen we snel schakelen, antwoord geven op vragen en meedenken met mensen. Maar onze grootste troef is natuurlijk dat we midden in het centrum zitten met een enorm aantal vierkante meters. We kunnen plenaire opstellingen met 2400 tot 2500 man realiseren. Ik denk niet dat er andere locaties in het centrum zijn met zo’n grote oppervlakte.‘

Terwijl ik mezelf hier ook wel een goed feest zie houden, vraag ik Ronald welk evenement hem het meest is bijgebleven. Daar hoeft hij niet lang over na te denken. ‘Het Lustrumdiner van de Drie October Vereeniging voor 700 man was geweldig. Daar zijn kosten noch moeite gespaard voor aankleding en  entertainment. Ook grote begrafenissen van bekendere mensen zijn indrukwekkend. We hebben wel eens een begrafenis gehad waar 1000 mensen bij aanwezig waren. Dat was een hele mooie dienst en het is fijn dat we dit kunnen doen voor de nabestaanden.
Eigenlijk vind ik alle evenementen mooi. Er gebeurt hier van alles, van diploma-uitreikingen tot huwelijken en autopresentaties, we zijn immers heel flexibel qua opstellingen door de vele ruimtes. In principe past alles. Zolang er respect is voor het gebouw en de diensten in het weekend kan er heel veel. We zijn vooral sterk in de grote evenementen. Grote recepties, concerten en diners. Als het in de kerk past, komen we al een heel eind!’

2015_earma_21st_annual_conference_diner_in_hooglandse_kerk_hr_hielco_kuipers_2.jpg

In principe past alles in onze kerk. Zolang er respect is voor het gebouw en de diensten in het weekend kan er heel veel.

Ik hoop natuurlijk dat veel mensen dit interview delen, maar ik ben wel benieuwd hoe de Hooglandse dit aanpakt. Alles is digitaal. Nu is de combinatie kerk en de digitale wereld misschien een beetje vreemd. ‘We hebben een twitteraccount, dat is wel goed te onderhouden. Verder hebben we eigenlijk geen andere kanalen. We zijn natuurlijk maar met z’n tweeën, dus dat is lastig.’

Nu we het toch over communicatie hebben. De Hooglandse Kerk is een enorm gebouw. Sprekers moeten zichtbaar en verstaanbaar zijn lijkt me. Heeft de Hooglandse speciale technieken in huis? Daar is natuurlijk al over nagedacht. ‘In het schip van de kerk is de geluidsinstallatie aanwezig maar we zijn bezig met een geluidinstallatie binnen de hele kerk. Dit is waarschijnlijk in 2017 klaar.’ Ook hier wordt maatwerk verricht. ‘We geven er de voorkeur aan om per evenement te kijken wat er nodig is. We kijken dan naar het aantal gasten en de inhoud van het programma en bepalen per keer of er bijvoorbeeld een grote beamer nodig is of juist lcd-schermen. We kiezen er heel bewust voor om niet standaard veel techniek in de kerk te hangen. Dit is eigenlijk vervuiling van het mooie monument.’

Er is al een enorm mooi lijstje aan evenementen. Is er nog een droom? Welke evenement ontbreekt nog op het lijstje?
‘Ik zou graag meer mooie, grote galadiners in de kerk willen zien. Daar zijn we echt geschikt voor. Omdat wij vooroplopen wat betreft de evenementenorganisatie, denk ik bijna nooit: hadden wij dat maar in de Hooglandse.’

2015_hooglandse_kerk_binnenkant_statafels_lr.jpg

Omdat wij vooroplopen wat betreft de evenementenorganisatie, denk ik bijna nooit: hadden wij dat maar in de Hooglandse.

Alles past in de Hooglandse! Is er dan niets wat je echt niet zou willen hebben? ‘Ik vind het belangrijk om altijd met de opdrachtgever te praten. Ik heb nooit gedacht: dit past hier echt niet. Maar als iemand een aanvraag doet voor een erotiekbeurs, slaan we die wel af!’

Er zijn dus erg veel mogelijkheden om een bijeenkomst in de Hooglandse Kerk tot een groot succes te maken. Zijn er nog vooroordelen ten aanzien van het organiseren van een evenement in een kerk? ‘Zeker! Naast de kou denken mensen vaak dat het erg galmt en dat het publiek de spreker niet goed kan verstaan. Dat is niet het geval, met het gebruik van de laatste techniek lossen we dat probleem helemaal op.’

Halelujah! Het lijkt dus erg goed te gaan met de Hooglandse Kerk, geen wensen meer? ‘Het is prachtig als de kerk straks helemaal verwarmd is, maar ik ben erg tevreden. Ook met de samenwerking tussen de verschillende locaties in Leiden. Ik vind het mooi hoe de locaties in Leiden met elkaar omgaan. We weten elkaar te vinden en te ondersteunen. Ik hou van openheid, ondanks dat je altijd je eigen belangen hebt.’

2015_earma_21st_annual_conference_diner_in_hooglandse_kerk_hr_hielco_kuipers.jpg

Het mag natuurlijk altijd drukker worden, vooral omdat dit belangrijk is voor het onderhoud van dit prachtige monument!

Dit gesprek was echt een ‘eyeopener’ voor me en het gesprek met Ronald laat zien dat er zo veel mogelijk is in Leiden! De Hooglandse Kerk is een prachtige, imposante kerk met een koster die van ‘zijn’ kerk en werk houdt. 

hk4.jpg 

 

De Hooglandse Kerk..

  • Heeft verschillende zalen
  • Ligt in hartje centrum
  • Heeft de grootste zaaloppervlakte van Leiden
  • Biedt persoonlijke aandacht

Kijk voor meer informatie over de verhuur op hooglandsekerk.com