Uitnodigingstraject

6 november 2019

Begin september organiseerde Leiden Convention Bureau een FAM Trip voor Belgische eventplanners. Naast de diverse locatie bezoeken bood LCB de groep ook een workshop aan over één van de belangrijkste onderdelen van een evenement: het uitnodigingsproject. In drie groepen gingen de eventplanners aan de slag.

Leiden Convention Bureau maakt het organisatoren makkelijk om hun congres in Leiden te organiseren, door bijvoorbeeld ondersteuning te bieden bij de keuze voor de juiste locatie. Congresorganisatoren uit België verkenden de mogelijkheden in de sleutelstad, in de Stadsgehoorzaal deelden zij met elkaar hun praktische tips rond het uitnodigingstraject. Erik Peekel, schrijver van het boek Het evenement dat niemand wil missen, leidde de tafellakensessies op het podium van de grote zaal.

Uitnodigingstraject
Hoe kun je genodigden overtuigen om zich aan te melden voor het evenement dat je organiseert?

  1. Geef de genodigde het gevoel dat het echt om hem/haar draait. Maak de uitnodiging zo persoonlijk mogelijk. Personaliseer en voeg er liefst nog een persoonlijke noot aan toe. Je kunt zelfs een gepersonaliseerd filmpje overwegen.
  2. Stuur een uitnodiging of save-the-date per post. Zelfs zakelijk ontvangt men nauwelijks nog post, dus dat biedt een mooie kans om de volle aandacht te pakken.
  3. Nieuwsgierigheid is een krachtige drijfveer, maak daar gebruik van. Omhul je evenement in mysterie, licht zo nu en dan een tipje van de sluier op.

Voorpret
In het uitnodigingstraject kun je de genodigden al direct in de juiste stemming brengen. Wie wat bestelde bij Coolblue zag in de bevestigingsmail direct een vrolijk filmpje. Hoe kun je deze werkwijze toepassen in je uitnodigingstraject?

  1. Stuur een gadget mee met de uitnodiging, een voorwerp dat je mee moet brengen naar het evenement. Denk bijvoorbeeld aan een deel van een puzzel, een samba-shaker of een sleutel waarmee je een kluis kunt kraken.
  2. Stuur vooraf een deelnemerslijst, opdat iedereen kan zien met wie je kunt netwerken. Om aan de privacyregels te voldoen vraag je in het registratieformulier om toestemming.
  3. Vooraf de deelnemers activeren. Je vraagt hen om al keuzes te maken, die kunnen betrekking hebben op het programma, maar ook op de muziekkeuze en het welkomstdrankje.

Urgentie
Deelnemers stellen hun beslissing om aan te melden vaak uit, zeker als ze moeten betalen om deel te nemen. Hoe kun je de urgentie vergroten en ervoor zorgen dat men zicht direct aanmeldt?

  1. Ijzersterk programma: als het programma goed is afgestemd op de belangstelling van de genodigden dan zullen die zich eerder aanmelden.
  2. Fear of missing out: geef de indruk dat het aantal plaatsen beperkt is, zonder daarover te liegen. Start met het reserveren van een kleine zaal en neem eventueel al een grotere zaal in optie; als de aanmeldingen dan hard gaan kun je communiceren dat je moest uitwijken naar een grotere zaal.
  3. Communiceer persoonlijk en actief: let op je taalgebruik, in plaats van ‘hier kun je je aanmelden’ schrijf je ‘meld je nu aan’. Verstuur de uitnodiging vanuit een persoon, niet vanuit een info@ of noreplyto-adres en gebruik een zin als ‘Wil je me laten weten of je erbij kunt zijn?’.

No show
Vooral bij gratis relatie- en ledenbijeenkomsten blijven deelnemers op het laatste moment weg, hoe kun je no-show voorkomen?

  1. Maak het makkelijk om je af te melden: dit lijkt een vreemde maatregel om no-show tegen te gaan, in de praktijk werkt het goed. Een week voor het evenement stuur je een reminder met daarin een link om je eenvoudig af te melden. Wie daar gebruik van maakt zou anders ook zijn weggebleven, wie daar geen gebruik van maakt zal later minder snel afhaken.
  2. No-show boete: bij het aanmeld-formulier communiceer je dat deelnemers tot 48 uur van tevoren gratis kunnen annuleren, daarna ontvangen zij een factuur, een no-show boete. De goede relatie wil je niet verstoren, in de meeste gevallen zul je de boete niet versturen.
  3. Neem drempels weg: als je bij de locatie gratis kunt parkeren of als je uitrijkaarten aanbiedt, communiceer dat al vooraf.

Deel dit nieuwsbericht