Evenementenbureau Universiteit Leiden

Het Evenementenbureau van de Universiteit Leiden organiseert evenementen met een academische signatuur. Het heeft ruime ervaring in het organiseren van bijeenkomsten, van een workshop voor tien mensen tot een congres of publieksevenement met tweehonderd deelnemers of meer. Het bureau kent de mogelijkheden van alle universitaire locaties op het gebied van zaalcapaciteit, beschikbare presentatiemiddelen en cateringmogelijkheden. De universiteit heeft bijzondere ruimtes, zoals de historische zaal in het Kamerlingh Onnes gebouw en de Grachtenkamer van het monumentale Academiegebouw aan het Rapenburg. Het Evenementenbureau helpt ook om geschikte ruimtes te vinden buiten de universitaire locaties. Voorwaarde is wel dat er een link is met de universiteit.

Het Evenementenbureau adviseert bij het kiezen van de beste vorm voor het evenement zodat de boodschap zo sterk mogelijk over het voetlicht komt. Het draagt originele ideeën aan voor interactie met de deelnemers of geeft suggesties voor entertainment om deze boodschap te versterken. Het bureau legt desgewenst contacten met gastsprekers, maakt contracten, uitnodigingen, afspraken en doet de correspondentie, op verzoek in de universitaire huisstijl. Het bureau helpt met logistiek en begrotingen. Het verzorgt de deelnemersregistratie (voor en tijdens het evenement), het floormanagement en maakt een nauwkeurig draaiboek en planning. Naar wens doen zij perscontacten en woordvoering en de financiële coördinatie van het evenement, regelen zij hotelaccommodatie en vervoer.