Internationale kennisuitwisseling en samenwerking in het hart van Leiden
In april 2026 vond in Leiden de jaarlijkse Research Reactor Conference (RRFM) plaats, georganiseerd door de European Nuclear Society (ENS). Deze internationale conferentie brengt experts uit de onderzoeksreactorsector van over de hele wereld samen om kennis uit te wisselen, innovaties te bespreken en samen te werken aan de toekomst van nuclear onderzoek. Voor deze editie verwelkomde Leiden meer dan 400 deelnemers uit ruim 40 landen. Organisator Kirsten Epskamp, algemeen secretaris van de European Nuclear Society, blikt terug op haar ervaring met het organiseren van het congres in Leiden.
Over het congres
De Research Reactor Conference is een toonaangevend internationaal evenement voor professionals die werkzaam zijn binnen de onderzoeksreactorsector. Het congres biedt een platform voor wetenschappelijke uitwisseling, technische discussies en internationale samenwerking. Het programma bestond uit presentaties, technische sessies, netwerkmomenten en excursies naar relevante onderzoeksfaciliteiten in Nederland, waaronder locaties in Petten en Delft.
Volgens Kirsten draait de conferentie niet alleen om inhoudelijke kennisdeling, maar vooral ook om verbinding. Door deelnemers meerdere dagen samen te brengen op één locatie ontstaat een hechte gemeenschap waarin professionals elkaar gemakkelijk ontmoeten, ervaringen uitwisselen en nieuwe samenwerkingen aangaan.
Leiden als congresstad
Bij de selectie van een congresbestemming spelen voor ENS verschillende factoren een belangrijke rol: bereikbaarheid, nabijheid van relevante onderzoeksfaciliteiten, geschikte congreslocaties en een sterke lokale ondersteuning. Leiden wist zich op meerdere vlakken positief te onderscheiden.
Kirsten noemt de compacte en toegankelijke binnenstad als een van de grote pluspunten. De internationale deelnemers waardeerden de mogelijkheid om de stad eenvoudig te verkennen en elkaar ook buiten het congresprogramma te ontmoeten. De combinatie van een historische binnenstad, wetenschappelijke uitstraling en goede verbindingen maakte Leiden een aantrekkelijke bestemming voor een internationaal publiek.
Ook de samenwerking met lokale partners speelde een belangrijke rol. Het congres werd georganiseerd in het Hilton Garden Inn Leiden, waarbij de flexibiliteit van de locatie en de bereidheid om mee te denken sterk werden gewaardeerd. Daarnaast zorgden de korte lijnen tussen het hotel, leveranciers en Leiden Convention Bureau ervoor dat organisatorische vraagstukken snel en efficiënt konden worden opgelost.
"Ik ben altijd op zoek naar betrouwbare partners. Als organisator moet ik snel kunnen schakelen en kunnen vertrouwen op de mensen om mij heen. In Leiden voelde die samenwerking vanaf het begin heel natuurlijk en professioneel."
Samenwerking met Leiden Convention Bureau
De ondersteuning van Leiden Convention Bureau speelde een belangrijke rol in de voorbereiding van het congres. Volgens Kirsten maakte vooral de persoonlijke benadering het verschil. Tijdens de voorbereidingsfase hielp het Convention Bureau bij het vinden van geschikte locaties, leveranciers en lokale contacten. De actieve ondersteuning en snelle communicatie zorgden ervoor dat veel organisatorische processen efficiënt verliepen. Voor een relatief klein organsiatieteam was dit een belangrijke meerwaarde.
"Ik organiseer veel van deze congressen zelfstandig. Dan is het ontzettend waardevol om een Convention Bureau te hebben dat snel reageert, meedenkt en de juiste contacten kan leggen."
Zo adviseert Kirsten om al vroeg in het proces contact op te nemen met een lokaal Convention Bureau. Dit helpt niet alleen bij het vinden van geschikte locaties, maar geeft ook inzicht in de lokale mogelijkheden en uitdagingen. Daarnaast benadrukt zij het belang van een locatie waar deelnemers gemakkelijk met elkaar in contact kunnen komen. Volgens haar draagt een compacte stad als Leiden bij aan de congreservaring doordat deelnemers elkaar ook buiten het programma blijven ontmoeten.
"Voor organisatoren die een evenement in Nederland willen organiseren, zou ik altijd aanraden om contact op te nemen met het lokale Convention Bureau. Zij kennen de stad, de partners en kunnen je helpen om snel je weg te vinden."